Semana 5 (19 Octubre - 23 Octubre)

SESION DE CLASE

Cada estudiante, en forma individual.

A. Lea los conceptos anexos.
B. Se asignaran 4 estudiantes en clase, para hacer una presentación oral de lo aprendido en el Blog (Conceptos Basicos).
C. Investigue que otras herramientas informaticas existen para planificar y controlar projectos.


Microsoft Project es un programa para la gestión de proyectos, que permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costes asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.


Objetivo
Permite definir tareas, asignar recursos y determinar costes de ejecución del proyecto, así como conocer de forma rápida la posible desviación estándar del proyecto, una vez que ya ha comenzado, respecto de la planificación inicialmente desarrollada, se detallan las fases de un proyecto: concepción, planificación, seguimiento, control y cierre; se puede utilizar Project en todas ellas.


Project Standard.
Es un programa independiente que permite a gestores de proyectos, responsables de negocios y a planificadores gestionar y planificar proyectos con herramientas conocidas fáciles de utilizar. Project Standard no está diseñado para intercambiar datos con Project Server.

Project Professional.
Project Professional es un programa informático de gestión de proyectos empresariales que puede utilizarse de manera autónoma, o con Project Server. Project Professional ofrece las herramientas fundamentales de gestión de proyectos propias de Project Standard, pero también trabaja con Project Server y Project Web Access para facilitar la gestión y el modelado de la cartera de proyectos empresariales, la asignación de recursos basada en competencias y la colaboración en proyectos.

Los gestores de proyectos pueden publicar información desde Project Professional a Project Server para compartir y realizar un seguimiento centralizado del plan de proyecto.



¿Cuál es la diferencia entre Project Standard y Project Professional?


Project Standard es la última versión del programa informático de gestión de proyectos estándar. Como producto independiente, Project Standard permite a los gestores de proyectos, responsables de negocios y planificadores gestionar y planificar proyectos con herramientas conocidas fáciles de utilizar. Project Standard no está diseñado para intercambiar datos con Project Server.


Project Professional es un programa informático de gestión de proyectos empresariales que puede utilizarse de manera autónoma, o con Project Server y Project Web Access. Project Professional ofrece las herramientas fundamentales de gestión de proyectos propias de Project Standard y cuando se utiliza con Project Server, también permite la gestión y el modelado del portafolio de proyectos empresariales, asignación de recursos basada en competencias y colaboración en proyectos.


Project Server. Es una plataforma flexible que ofrece funciones de gestión de carteras, gestión de recursos y colaboración en soluciones. Project Server permite almacenar información sobre proyectos y recursos de manera centralizada y coherente. También puede integrarse con Microsoft Windows para la gestión de archivos y capacidad de colaboración, lo que facilita la colaboración eficaz entre equipos de trabajo.


Los usuarios se conectan a Project Server a través de Project Professional (programa de escritorio) o Project Web Access (portal Web) para guardar, recuperar e interactuar con Project Server Data. También pueden utilizar Microsoft Office Outlook® para descargar sus tareas desde Project Server, ver y notificar el avance de las tareas desde Outlook.


Espacios de trabajo comunes. Los espacios de trabajo comunes permiten almacenar archivos de Microsoft Project y otros documentos de manera centralizada con otros que no necesitan tener las funciones de gestión de proyectos empresariales activadas por Project Server. Los espacios comunes requieren que Microsoft Windows Server.


Project Standard incluye una plantilla de Excel que permite empezar en Excel y posteriormente exportar la información fácilmente a Project. También puede exportar información a Excel para generar informes de manera sencilla.


Diagrama de GANTT

El diagrama de GANTT es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.


Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo.


Cómo crear un diagrama de GANTT

En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.


Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.



A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada respecto de la planificación del proyecto.


Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 ó 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.


Acontecimientos


Adicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos se denominan acontecimientos.


Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente indentificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento podría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en el diagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante.



Recursos


Generalmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.


Para ser más concisos, por lo general sólo serán necesarios las iniciales o los nombres de los responsables.